Politika zasebnosti

1. Upravljavec in kontakt

Upravljavec osebnih podatkov, ki jih za lastne namene zbira prek storitve Planko, je KOGENERA, soproizvodnja električne energije in toplote, d.o.o. (KOGENERA d.o.o.), Ulica Rakovške čete 19, Rakek, 1381 Rakek, Slovenija, matična številka 6245242000, ID za DDV SI34566155, e-pošta: kontakt@planko.site.

Ta politika pojasnjuje obdelavo podatkov obiskovalcev spletnega mesta, uporabnikov računov, kontaktnih oseb naročnikov, plačnikov in oseb, ki se obrnejo na podporo. Za podatke, ki jih poslovni uporabnik vnese o svojih strankah, je poslovni uporabnik praviloma upravljavec, KOGENERA d.o.o. pa obdelovalec po DPA.

2. Kategorije podatkov, nameni, pravne podlage in hramba

Račun in pogodba: ime, priimek, poslovni e-poštni naslov, naziv podjetja, vloga, prijavni podatki in nastavitve. Namen je registracija, avtentikacija, izvajanje naročnine in upravljanje računa; pravna podlaga je izvajanje pogodbe oziroma ukrepi pred sklenitvijo pogodbe. Podatki se hranijo med trajanjem računa in največ 30 dni po zaprtju, razen podatkov, ki so potrebni za zahtevke ali zakonsko hrambo.

Plačila in računovodstvo: podatki o paketu, transakciji, računu, plačniku in davčni podatki. Namen je obračun, plačilo, preprečevanje prevar in izpolnitev davčnih ter računovodskih obveznosti; pravna podlaga je pogodba, zakon in zakoniti interes za preprečevanje zlorab. Računovodske listine se hranijo toliko časa, kot zahteva veljavna davčna in računovodska zakonodaja.

Zavarovanje terminov s kartico (podatki strank podjetja): kadar podjetje vklopi zavarovanje termina, Planko po navodilih podjetja obdeluje Stripe identifikatorja stranke in plačilnega sredstva, znamko, zadnje štiri številke in veljavnost kartice, zapis o soglasju (čas, IP-naslov, besedilo pooblastila in različica pogojev odpovedi) ter zgodovino nadomestil. Številke kartice obdeluje samo Stripe. Pri teh podatkih je upravljavec podjetje (salon), Planko pa obdelovalec po DPA; Stripe je ponudnik plačil podjetja in za svoje regulirane namene samostojni upravljavec. Kartica se po obisku odveže od stranke (odmik po zaključenem ali odpovedanem terminu oziroma 7 dni po začetku termina); zapisi o plačilih in računih se hranijo toliko časa, kot zahteva davčna in računovodska zakonodaja.

Darilni boni in paketi (podatki strank podjetja): kadar podjetje prodaja bone ali pakete, Planko po njegovih navodilih obdeluje kupca (ime, e-pošta), kodo in vrednost bona, porabo paketa, plačilo, vračila ter zapis o sprejemu pogojev (čas, različica pogojev in IP-naslov). IP-naslov se izbriše pet let po prodaji (pravna podlaga: izvajanje pogodbe, člen 6(1)(b), in zakoniti interes za dokazovanje sprejema pogojev, člen 6(1)(f), GDPR); čas, različica in prikazano besedilo pogojev ostanejo. Pri spletnem naročanju storitev se hranijo tudi zapis o izrecni zahtevi za začetek storitve pred iztekom roka za odstop (čas, različica in besedilo, kot je bilo prikazano), čas odstopa od pogodbe ter zneski sorazmernega plačila in vračila ob odstopu. Zapisi o bonih, paketih, plačilih in računih se hranijo 10 let po koncu leta (ZDDV-1). Upravljavec je podjetje, Planko pa obdelovalec po DPA.

Podpora in komunikacija: vsebina zahtevka, kontaktni podatki (npr. ime, e-poštni naslov ali telefonska številka, tudi ob zahtevi za predstavitev), tehnični podatki in evidenca komunikacije. Namen je odgovor, odprava napak, dokazovanje dogovorov in izboljšanje podpore; pravna podlaga je pogodba ali zakoniti interes. Podatki se praviloma hranijo 24 mesecev po zaključku zahtevka, dalj pa le, če so potrebni za uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Varnostni in dnevniški podatki: IP naslov, čas dostopa, identifikator naprave ali seje, dogodki prijave, varnostni dogodki in revizijske sledi. Namen je zagotavljanje varnosti, preprečevanje zlorab, odkrivanje incidentov in dokazovanje integritete sistema; pravna podlaga je zakoniti interes in, kadar velja, zakonska obveznost. Dnevniki se hranijo največ 12 mesecev, razen ob incidentu ali zakonski zahtevi.

Spletna analitika: za merjenje obiska uporabljamo Vercel Analytics, ki ne uporablja piškotkov in na napravi ne shranjuje identifikatorjev. Zbirajo se združeni podatki o ogledih strani, napotitvenih straneh, vrsti naprave in brskalnika, državi ter dogodkih v postopku registracije. Prejemnik podatkov je Vercel Inc.; pravna podlaga je zakoniti interes za izboljšanje spletnega mesta. Če bi uvedli analitiko, ki shranjuje podatke na napravo ali dostopa do njih in ne sodi med nujne izjeme, se ta uporabi šele po privolitvi.

Trženje: kontaktni podatki in evidenca privolitve oziroma zakonite podlage. Elektronska sporočila fizičnim osebam se pošiljajo le v skladu z veljavnimi pravili o neposrednem trženju; odjava je omogočena v vsakem sporočilu. Podatki se hranijo do preklica oziroma ugovora, evidenca preklica pa v minimalnem obsegu zaradi dokazovanja skladnosti.

3. Podatki strank poslovnih uporabnikov

Poslovni uporabniki lahko v Planko vnesejo imena, kontaktne podatke, termine, storitve, odgovore na vprašalnike in druge podatke svojih strank. Namen in pravno podlago določi poslovni uporabnik. KOGENERA d.o.o. te podatke obdeluje izključno po dokumentiranih navodilih naročnika in v skladu z DPA.

Posebne vrste osebnih podatkov, zlasti podatke o zdravju (npr. alergije ali kontraindikacije), lahko uporabnik v Planko vnese ali jih zbira z vprašalniki le, če ima za njihovo obdelavo ustrezno pravno podlago in zagotovi potrebne zaščitne ukrepe. Podatki o kazenskih obsodbah in kaznivih dejanjih niso predvideni za obdelavo v okviru storitve.

4. Povezava z Google Drive in podatki iz Google računa

Lastnik podjetja lahko v nastavitvah Planko poveže Google Drive svojega podjetja, da se dokumenti strank (npr. soglasja, fotografije, priloge) shranjujejo v njegov lasten Google Drive in ne pri nas. Povezava je neobvezna in se vzpostavi šele, ko lastnik izrecno potrdi dostop na Googlovem zaslonu za soglasje.

Planko zahteva samo naslednja dovoljenja (OAuth scope):

• openid in email — za prikaz Google računa, s katerim je Drive povezan; iz računa preberemo samo e-poštni naslov;
• drive.file — dostop samo do map in datotek, ki jih ustvari Planko. Planko ne vidi, ne išče in ne bere drugih datotek v Google Drive.

Kaj hranimo: osvežitveni žeton (refresh token), ki ga pred shranjevanjem šifriramo, in e-poštni naslov povezanega računa. Vsebine datotek ne kopiramo na naše strežnike: nalaganje poteka neposredno v Google Drive podjetja, odpiranje in prenos pa prek Googlovega vmesnika (API).

Za kaj uporabljamo: izključno za ustvarjanje map, nalaganje, prikaz, prenos in brisanje dokumentov strank znotraj Planko, na zahtevo lastnika podjetja. Podatkov iz Google računa ne uporabljamo za oglaševanje, ne prodajamo jih, ne posredujemo tretjim osebam (razen če to zahteva zakon), jih ne uporabljamo za profiliranje ali učenje modelov umetne inteligence in jih ne berejo ljudje, razen z izrecnim soglasjem lastnika, zaradi zagotavljanja varnosti ali zakonske obveznosti.

Prekinitev povezave: lastnik lahko Drive kadar koli odklopi v nastavitvah (Podjetje → Moduli). Planko ob tem prekliče žeton pri Googlu in ga izbriše iz svoje baze. Dostop lahko prekliče tudi neposredno v Google računu (Varnost → Aplikacije tretjih oseb z dostopom do računa). Že shranjene datoteke ostanejo v Google Drive podjetja, ki jih upravlja samo podjetje.

Uporaba in posredovanje informacij, prejetih iz Googlovih API-jev, v Planko je skladna z Googlovimi pravili o uporabniških podatkih za API storitve, vključno z zahtevami za omejeno uporabo (Limited Use).

5. Prejemniki in obdelovalci

Podatke lahko prejmejo pooblaščene osebe ponudnika ter pogodbeni ponudniki, kolikor je potrebno za storitev. Vse pogodbene ponudnike (gostovanje, e-pošta, SMS, plačila, program za izdajanje računov, Google Drive) z namenom, vrstami podatkov, lokacijo in pogojem uporabe navaja seznam podobdelovalcev.

Podatki se lahko razkrijejo tudi pristojnim organom ali strokovnim svetovalcem, kadar to zahteva zakon ali je potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

6. Prenosi v tretje države

Če prejemnik obdeluje podatke zunaj Evropskega gospodarskega prostora, upravljavec zagotovi veljaven mehanizem prenosa, na primer sklep o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule, ter po potrebi oceno vpliva prenosa in dodatne zaščitne ukrepe. Posameznik lahko na kontaktnem naslovu zahteva informacije o uporabljenih zaščitnih ukrepih.

7. Piškotki in podobne tehnologije

Uporabljamo samo nujne in funkcionalne piškotke ter podobne tehnologije za prijavo, varnost, ohranitev seje in nastavitve uporabnika (npr. tema). Analitične, oglaševalske in druge nenujne tehnologije se ne naložijo pred veljavno privolitvijo. Popoln seznam z ponudnikom, namenom, vrsto in trajanjem je v politiki piškotkov.

8. Pravice posameznikov

Posameznik lahko zahteva dostop, popravek, izbris, omejitev obdelave, prenosljivost podatkov in ugovarja obdelavi na podlagi zakonitega interesa ali neposrednemu trženju. Kadar obdelava temelji na privolitvi, jo lahko kadar koli prekliče. Zahteva se pošlje na kontakt@planko.site. Upravljavec lahko pred odgovorom razumno preveri identiteto in praviloma odgovori v enem mesecu, skladno z GDPR.

Posameznik ima pravico ugovarjati profiliranju oziroma obdelavi za namene neposrednega trženja.

Če se zahteva nanaša na podatke, ki jih v Planko vnese poslovni uporabnik kot upravljavec, naj se posameznik obrne neposredno nanj; KOGENERA d.o.o. bo naročniku pomagala v skladu z DPA.

Posameznik lahko vloži pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, ali pri drugem pristojnem nadzornem organu v Evropski uniji.

9. Avtomatizirano odločanje

KOGENERA d.o.o. podatkov, ki jih obdeluje kot upravljavec, ne uporablja za odločitve, ki temeljijo izključno na avtomatizirani obdelavi in imajo za posameznika pravne ali podobno pomembne učinke, razen če je uporabnik o takšni obdelavi posebej obveščen in so zagotovljene zakonske pravice.

10. Varnost in kršitve

Upravljavec uporablja ukrepe, primerne tveganju, vključno z nadzorom dostopa, šifriranim prenosom, varnostnimi kopijami, beleženjem dogodkov, upravljanjem ranljivosti, ločevanjem okolij in postopki za odziv na incidente. Podrobnosti, katerih razkritje bi zmanjšalo varnost, niso javne.

Ob kršitvi varstva osebnih podatkov se izvede ocena tveganja ter, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji, obvesti nadzorni organ in prizadete posameznike.

11. Otroci

Storitev je namenjena poslovnim uporabnikom in ni namenjena otrokom. Če upravljavec izve, da je za lastne namene brez ustrezne pravne podlage zbral podatke otroka, jih izbriše ali sprejme druge potrebne ukrepe.

12. Spremembe politike

Politika se lahko spremeni zaradi sprememb storitve, ponudnikov ali zakonodaje. Bistvene spremembe se uporabnikom sporočijo na primeren način pred začetkom uporabe, kadar to zahteva narava spremembe. Prejšnje različice se hranijo zaradi dokazljivosti.