Uvoz podatkov

Prenos storitev, strank in prihodnjih terminov iz preglednice ali drugega sistema — preslikava stolpcev, pregled, uvoz v ozadju, poročilo in razveljavitev.

Z uvozom podatkov preneseš storitve, stranke in prihodnje termine iz preglednice ali iz sistema, ki si ga uporabljal doslej. Planko pred uvozom pokaže, kaj bo ustvaril, kaj združil in kaj preskočil, uvoz pa nato teče v ozadju — stran lahko vmes zapreš.

Kje: Nastavitve podjetja → Uvoz podatkov. Uvaža samo lastnik; člani strani ne vidijo. Gumb Uvozi stranke na strani Stranke odpre isti uvoz z že izbranimi strankami.

Koraki

Uvoz ima štiri korake: Vir, Datoteke, Pregled in Uvoz.

1. Vir

Izberi, od kod so podatki. Preglednica sprejme katerokoli datoteko CSV ali XLSX, npr. izvoz iz Excela, Google Preglednic ali drugega sistema. Viri za posamezne sisteme, ki stolpce povežejo sami, bodo dodani sproti.

2. Datoteke in stolpci

Za vsako vrsto podatkov naložiš svojo datoteko: eno za Storitve, eno za Stranke in eno za Termine. Vrsto, ki je ne uvažaš, pusti prazno. Prva vrstica datoteke naj ima imena stolpcev. Pri vsaki vrsti lahko preneseš prazno predlogo (Predloga Excel ali Predloga CSV) s primerom vrstice, jo izpolniš in naložiš nazaj.

Nato pod Kateri stolpec je kaj? povežeš stolpce datoteke s polji v Planku — npr. stolpec Ime s poljem Ime in priimek. Planko stolpce, ki jih prepozna, poveže sam; ob vsakem stolpcu vidiš vrednost iz prve vrstice. Stolpcev, ki jih ne potrebuješ, ne povežeš (Ni izbrano). Število vrstic ni omejeno.

Pod Kako so zapisani podatki izbereš še, kako so v datoteki zapisani Datumi (dan, mesec, leto ali ameriško mesec, dan, leto), Telefonske številke (z mednarodno kodo ali slovenske brez nje — Planko doda +386) in trajanje storitve brez enote (v minutah ali v urah).

Naloži in preveri naloži datoteke. Med nalaganjem ne zapiraj zavihka; drugje v Planku lahko vmes delaš naprej.

3. Pregled

Planko preveri vse vrstice, še preden karkoli zapiše. Za vsako vrsto podatkov pokaže, koliko vrstic je Novo, Združeno, Preskočeno in Zavrnjeno, pod Preskočene in zavrnjene vrstice pa vsako takšno vrstico z razlogom. Prenesi poročilo jih prenese vse v datoteki CSV. Če kaj ni prav, izberi Prekliči uvoz, popravi datoteko in začni znova.

4. Uvoz

Z Uvozi Planko uvozi podatke po vrsti: najprej storitve, nato stranke, nato termine — tako lahko termin uporabi storitev ali stranko iz iste datoteke. Med uvozom vidiš, koliko vrstic je že uvoženih; uvoz lahko ustaviš s Prekliči uvoz. Po koncu z Nov uvoz začneš naslednjega.

Pravila po vrstah podatkov

Storitve

Polja: naziv (obvezno), trajanje, cena, kategorija.
Storitev z nazivom, ki v podjetju že obstaja (ne glede na velike/male črke), se preskoči — npr. Striženje, če že imaš striženje.
Čas pred in Čas po sta 0 minut; storitev lahko izvajajo vsi člani, kot pri novi storitvi. Oboje lahko pozneje spremeniš v Storitvah.

Stranke

Polja: Ime in priimek (obvezno), Telefon, E-pošta, Ulica in hišna številka, Poštna številka, Kraj, Datum rojstva, Oznake (ločene z vejico).
Planko obstoječo stranko poišče najprej po e-naslovu, nato po telefonu. Po enakem imenu in priimku jo poišče samo, če vrstica nima ne e-naslova ne telefona. Za najdeno stranko pod Stranka, ki že obstaja izbereš Preskoči ali Združi z obstoječo (prazna polja obstoječe stranke se dopolnijo iz datoteke).

Telefon vpiši v mednarodni obliki, npr. +38641123456, sicer stranka ne bo prejemala SMS obvestil.

Termini

Polja: Začetek (datum in ura) (obvezno), Storitev (obvezno), Stranka, E-pošta stranke, Telefon stranke, Izvajalec, Opomba. Če sta datum in ura v ločenih stolpcih, poveži uro s poljem Ura začetka.
Uvozijo se samo prihodnji termini; pretekli se preskočijo.
Stranka se poišče po e-naslovu, nato po telefonu, nato po enakem imenu — če je ni, se ustvari.
Storitev se poišče po nazivu, tudi med storitvami iz istega uvoza. Termin z neznano storitvijo je zavrnjen.
Izvajalec se poišče po imenu člana ekipe; če ga ni, je izvajalec lastnik, ki je začel uvoz.
Termin, ki se prekriva z drugim terminom istega izvajalca, se preskoči in je naveden v poročilu — Planko ga nikoli ne vsili. Ostali termini se uvozijo.

Uvoženi termini so tihi: stranke ne prejmejo potrditve po e-pošti ali SMS-u in ekipa ne prejme obvestila o novem terminu. Opomniki pred terminom pa se pošljejo kot za vsak potrjen termin — glej Opomniki.

Uvoženi termini so v Terminih in na koledarju takoj, ko jih Planko zapiše.

Uvoz teče v ozadju

Med preverjanjem in uvozom lahko stran zapreš ali delaš naprej. Napredek vidiš:

na strani Uvoz podatkov,
v znački z napredkom v zgornji vrstici na vsaki strani (samo lastniki); klik nanjo odpre Uvoz podatkov,
v obvestilu v aplikaciji, ko je pregled pripravljen ter ko se uvoz konča ali ne uspe.

Obvestila o uvozu so samo v aplikaciji — po e-pošti ali SMS-u jih ne pošiljamo.

Naenkrat lahko v podjetju teče en uvoz. Uvoz, ki še ni končan, lahko prekličeš; že uvoženi podatki ostanejo in so navedeni v poročilu.

Prekinjeno nalaganje

Če se med nalaganjem datotek prekine povezava, stran pokaže Čakam na povezavo in nalaganje se nadaljuje samo, ko se povezava vrne.

Če zapreš zavihek, preden je bilo vse naloženo, ob naslednjem odprtju strani izbereš:

Nadaljuj — ponovno izberi isto datoteko in stolpce poveži enako kot prej; Planko naloži samo manjkajoči del. Druga datoteka je zavrnjena.
Zavrzi — nedokončan uvoz se izbriše.

Če nalaganje v istem zavihku ne uspe iz drugega razloga, ga z Poskusi znova nadaljuješ brez ponovne izbire datotek.

Nedokončano nalaganje po 24 urah samodejno poteče.

Poročilo

Po uvozu stran za vsako vrsto podatkov pokaže, koliko vrstic je Novo, Združeno, Preskočeno in Zavrnjeno, ter preskočene in zavrnjene vrstice z razlogom. Prenesi poročilo prenese datoteko CSV z vsemi preskočenimi in zavrnjenimi vrsticami in razlogom. Poročilo je na voljo 30 dni.

Razveljavi uvoz

V 7 dneh po koncu uvoza lahko z Razveljavi uvoz izbrišeš, kar je uvoz ustvaril:

Izbrišejo se samo storitve, stranke in termini, ki jih je ustvaril ta uvoz, jih od takrat nihče ni spremenil in jih nič drugega ne uporablja.
Združene stranke ostanejo, prav tako vse, kar je bilo po uvozu spremenjeno (npr. premaknjen termin), in vse, kar je v uporabi (npr. stranka z zapiski ali plačili, storitev z novim terminom).
Izbris uvoženih terminov je tih: stranke ne prejmejo obvestila o odpovedi.

Po razveljavitvi stran za vsako vrsto pokaže, koliko zapisov je Izbrisano in koliko jih je Ostalo. Pod Kaj je ostalo je seznam zapisov, ki niso bili izbrisani, z razlogom: Spremenjeno po uvozu ali V uporabi (in s čim, npr. zapiski ali plačila). Seznam pokaže največ prvih 500 zapisov; skupno število je v vrstici Ostalo.

Če se razveljavitev ustavi zaradi napake, stran pokaže Razveljavitev ni uspela in koliko je bilo do takrat izbrisanega. Vse drugo, kar je uvoz ustvaril, ostane v Planku.

Razveljavitev potrdiš v oknu, ki se odpre. Po 7 dneh gumba ni več.